Con Volta, ciò che richiedeva ore di lavoro manuale oggi si gestisce in pochi minuti. Ma l'efficienza non è il fine: è il tempo che abbiamo recuperato, tempo che restituiamo ai nostri clienti e ai dettagli che ci definiscono
Come una cartotecnica con 100 anni di storia ha trasformato la gestione degli ordini B2B, senza perdere la propria anima.
Abbiamo incontrato Emanuele, CMO di NAVA Press, per capire come un'azienda che fa dell'artigianalità il proprio tratto distintivo abbia deciso di innovare uno dei processi più delicati del business: la gestione degli ordini.
L'identità: convertire un'idea in un oggetto di lusso
Cosa significa essere oggi un'eccellenza artigianale italiana nel mondo del lusso?
«Significa saper interpretare i gusti e le abitudini di una clientela molto esigente e diversificata. Significa convertire un'idea astratta in un prodotto fisico, tangibile e finito, conoscendo e interpretando i canoni del mondo del lusso e della moda.»
È un lavoro sartoriale, anche quando le produzioni sono massive. E proprio qui nasce la sfida che ha portato NAVA Press a ripensare i propri processi.
Il packaging di lusso sta vivendo un boom. Come lo state vivendo?
«Significa doversi confrontare con un mercato globale e con una distribuzione sempre più internazionale. Questi brand hanno la necessità di ricevere, in tempi molto brevi e con qualità senza compromessi, materiali tra i più svariati. La sfida non era crescere semplicemente, ma crescere in maniera organica e non standard. I nostri clienti richiedono un'attenzione sartoriale anche su produzioni massive, e noi dobbiamo mantenere l'eccellenza qualitativa senza impatto sul lavoro di tutti i giorni.»
Il problema: quando il back-office ingessa l'azienda
Qual era il vero collo di bottiglia?
«Il back-office commerciale è un'attività che non piace a tutti, ma è fondamentale. Va fatta. Il problema è che le nostre persone non possono dedicarci troppe ore della giornata: devono preoccuparsi della vera relazione con il cliente.»
Nel concreto, ogni conferma d'ordine arrivava da una fonte esterna e doveva essere copiata a mano e inserita nei sistemi per far partire la produzione.
«Gestita manualmente, questa attività rischia di ingessare l'azienda, rallentare i tempi di produzione e creare inefficienze, perché nel trasferimento dell'informazione si può perdere qualche dato sensibile.»
A questo si aggiungeva il sovraccarico della posta in entrata. «La mail potrebbe essere assimilata a un silos. I nostri dipendenti sono bombardati di richieste dai clienti, e tutto arriva tramite la mail: ordini e altre richieste, senza una gerarchia di priorità. Questo rischia di generare una mancanza di reattività proprio sulle risposte che andrebbero date più velocemente.»
E non si poteva semplicemente assumere più persone?
«Per noi la crescita deve essere legata al business, ma non possiamo aumentare lo staff interno per gestire operazioni a basso valore aggiunto come l'inserimento degli ordini. Non è concepibile, ed è antieconomico. E poi, in un contesto creativo come il nostro, le attività ripetitive e noiose non soddisfano le aspettative di chi sceglie di lavorare in NAVA Press per arricchire il proprio bagaglio professionale. Parlo di un approccio sostenibile al business, con persone realmente coinvolte negli obiettivi dell'azienda.»
La soluzione: Volta come liaison tra le due anime
Come si è inserita Volta in tutto questo?
«Volta si occupa proprio di quel pezzo. Lavora sulle mail in entrata, le categorizza e le prioritizza utilizzando un sistema di intelligenza artificiale. Interpreta il contenuto della mail, che in alcuni casi contiene un allegato che l'operatore avrebbe dovuto leggere e ricopiare meccanicamente nel nostro sistema. Questo processo lo fa Volta, e l'operatore se lo trova già precompilato: deve solo verificarlo e mandarlo avanti.»
Il vantaggio, spiega Emanuele, è doppio.
«Non solo si libera tempo, che la persona può dedicare ad attività a più alto valore aggiunto. Ma cambia anche il modo in cui l'ordine viene concepito. Prima il focus era sull'operazione meccanica, sulla trascrizione. Oggi il focus è sull'ordine, su quello che deve diventare, con un'impostazione già più attenta a quella che sarà la produzione finale.»
Da 30 minuti a 2 minuti per ordine. Ma il dato che conta di più, per NAVA, è cosa succede in quel tempo recuperato: torna sulla relazione con il cliente, sul progetto, sulla qualità.
Il risultato: efficienza che scala con il business
Che impatto ha avuto sulla vostra dimensione internazionale?
«NAVA Press è un esempio di azienda italiana che riesce a coniugare artigianalità e innovazione tecnologica spinta. Abbiamo impianti di ultima generazione operati secondo canoni di forte artigianalità, su progetti tailor made. Volta si inserisce perfettamente come liaison tra queste due anime.»
«Oggi abbiamo uffici a Parigi, Ginevra, New York, Shanghai, Los Angeles. Lavoriamo su progetti corporate per grandi maison che hanno bisogno di un interlocutore capace di dialogare con loro su scala internazionale, senza fuso orario, senza limiti geografici. Volta ci aiuta con una categorizzazione in tempo reale delle richieste in entrata, e questo ci permette di mantenere il livello di servizio di qualità richiesto dai nostri clienti.»
La partnership: un approccio sartoriale, da entrambe le parti
Che tipo di partner avete trovato in Volta?
«Abbiamo trovato un partner affidabile e professionale, che ha capito le nostre esigenze dal principio e ci ha permesso di mettere in piedi questa soluzione in tempi molto rapidi, grazie a un team di esperti consolidati. Come noi gestiamo i progetti in maniera sartoriale, anche Volta ci ha accompagnato in maniera sartoriale nello sviluppo, nell'ottica di una crescita reciproca delle due aziende.»
Il messaggio: non avere paura di innovare i processi
Cosa direbbe a un'azienda che teme che innovare significhi snaturarsi?
«Sono due cose distinte. Da una parte c'è ciò che rende uniche le aziende, la loro competenza. Dall'altra ci sono i processi aziendali. Se esistono soluzioni che rendono questi processi più snelli, efficienti e veloci, i benefici sono per tutti: clienti, azienda, management e le persone che ci lavorano.»
«Credo sia importante, oggi più che mai, che esistano gli strumenti per lavorare sull'innovazione di processo. Volta è una soluzione che va in questa direzione: permette di realizzare velocemente una vera rivoluzione nella gestione degli ordini B2B.»
Anche il tuo back-office commerciale può diventare un vantaggio competitivo.
Come NAVA Press, puoi liberare il tempo dei tuoi team e far scalare il business senza appesantire l'organizzazione.