Nella distribuzione e nel commercio all'ingrosso, in tutti i settori verticali, un fenomeno e quasi universale: i clienti ordinano utilizzando i propri riferimenti interni. Non quelli del fornitore. I loro. Ed e precisamente questo divario che i team di gestione degli ordini trascorrono molto tempo a risolvere, manualmente, ogni giorno.
Una realta quotidiana in tutti i settori
Che si tratti di un ospedale che ordina materiali di consumo, di un'azienda manifatturiera che rifornisce i propri componenti o di una catena distributiva che effettua ordini di forniture, lo schema e sempre lo stesso. Il cliente ha creato nel proprio ERP un riferimento interno che gli appartiene, spesso costruito secondo la propria logica di codifica, ed e questo riferimento che utilizza nei suoi ordini di acquisto.
Non si tratta di negligenza ne di malafede. E il normale funzionamento di un'organizzazione strutturata: ogni buyer gestisce un catalogo interno che gli consente di controllare le scorte, i budget e i confronti di prezzo tra i fornitori. Il riferimento interno cliente e la pietra angolare di questo sistema. Non cambiera per adattarsi al catalogo del fornitore.
Il risultato: il fornitore riceve ordini contenenti codici che non corrispondono a nulla nel proprio catalogo. Eppure quegli ordini devono essere elaborati rapidamente e senza errori.
Perche gestire i riferimenti interni dei clienti e piu complesso di quanto sembri
La corrispondenza dei riferimenti sembra un semplice problema di mapping: collegare il codice cliente X al codice fornitore Y, una volta per tutte. Nei casi semplici, e esattamente cosi che funziona.
Ma la realta e piu complicata:
- Lo stesso prodotto puo avere piu riferimenti interni a seconda del reparto acquisti che effettua l'ordine all'interno della stessa organizzazione cliente.
- Un riferimento puo cambiare a seguito di un aggiornamento dell'ERP lato cliente senza che il fornitore venga informato.
- Un cliente puo utilizzare etichette parziali, abbreviazioni o varianti ortografiche che non corrispondono a nessuna voce esatta nella tabella di corrispondenza.
- Nuovi clienti arrivano regolarmente con i propri codici e senza storico precedente.
Gli approcci con tabelle di corrispondenza statiche raggiungono rapidamente i loro limiti: alimentazione manuale permanente, incapacita di gestire le varianti, totale inefficacia di fronte a un riferimento sconosciuto. I casi irrisolti finiscono sistematicamente nell'elaborazione manuale, con tutti i ritardi e i costi che ne derivano.
Cosa cambia concretamente con Volta
Volta affronta la corrispondenza dei riferimenti interni clienti con una logica radicalmente diversa. Invece di cercare una corrispondenza esatta in una tabella fissa, ragiona su tutti i segnali disponibili: l'etichetta associata al riferimento, il contesto dell'ordine, la cronologia del cliente, le famiglie di prodotti pertinenti.
Quando arriva un riferimento interno sconosciuto, Volta non si arrende. Analizza gli indizi disponibili, l'etichetta parziale che spesso accompagna il riferimento, la coerenza con gli ordini passati, la natura dei prodotti solitamente ordinati, e propone una corrispondenza probabile con un livello di confidenza esplicito. L'operatore conferma in pochi secondi.
Ed e qui che risiede uno dei principali punti di forza di Volta: ogni validazione arricchisce la sua conoscenza. Un riferimento confermato una volta diventa una corrispondenza consolidata per gli ordini futuri. Lo strumento impara continuamente, senza riconfigurazioni manuali, riducendo progressivamente la quota di casi che richiedono intervento umano.
Un vantaggio operativo immediato e duraturo
L'impatto e duplice.
Nel breve termine, Volta riduce drasticamente il volume di ordini in coda per l'elaborazione manuale a causa di riferimenti non riconosciuti. I tempi di elaborazione migliorano, gli errori di inserimento diminuiscono e i team si concentrano sulle vere eccezioni piuttosto che su attivita di corrispondenza ripetitive.
Nel medio termine, Volta costruisce una knowledge base viva delle abitudini di ordine di ogni cliente, un asset operativo che aumenta di valore nel tempo e rende l'azienda piu agile nell'acquisizione di nuovi clienti o nell'adattamento ai cambiamenti nelle pratiche dei clienti esistenti.
In un contesto in cui la velocita e l'affidabilita dell'elaborazione degli ordini sono fattori diretti di soddisfazione del cliente e competitivita, la capacita di risolvere intelligentemente i problemi di riferimenti interni non e piu un dettaglio tecnico. E un vantaggio competitivo.
I vostri team stanno ancora dedicando tempo alla corrispondenza manuale dei codici?
Volta risolve intelligentemente i problemi di riferimenti interni clienti e impara continuamente le abitudini di ogni cliente. Scoprite come funziona in pratica.
