NAVA Press: da 30 a 2 minuti per ordine, senza perdere la propria identità

Come Volta ha supportato Navapress: i risultati in sintesi

Il team di back office è passato da 30 a 2 minuti per gestire un ordine, risparmiando il 93% di tempo nella gestione di ogni ordine. Ogni email in arrivo viene classificata, prioritizzata e assegnata automaticamente al momento della ricezione da Volta.

Come una cartotecnica con 100 anni di storia ha trasformato la gestione degli ordini B2B, senza perdere la propria anima.

Abbiamo incontrato Emanuele, CMO di NAVA Press, per capire come un’azienda che fa dell’artigianalità il proprio tratto distintivo abbia deciso di innovare uno dei processi più delicati del business: la gestione degli ordini.

Il problema

Gli ordini arrivavano a NAVA Press via email, spesso sotto forma di allegati. Un operatore doveva leggere ogni messaggio, aprire il file e inserire manualmente l’ordine nel sistema. Nel frattempo, le richieste urgenti finivano nella stessa casella di posta delle comunicazioni ordinarie, senza alcuna distinzione.

Cosa ha cambiato Volta

L’agente di Volta riconosce l’intento di ogni email, la classifica, ne stabilisce la priorità e la assegna alla persona più adatta. Quando si tratta di ordini d’acquisto, analizza sia il messaggio sia l’allegato e precompila l’ordine nel sistema.

L’operatore deve solo verificare i dati e procedere con l’elaborazione. Il tempo risparmiato può così essere dedicato ai clienti e alle attività a maggior valore aggiunto.

Con Volta, ciò che richiedeva ore di lavoro manuale oggi si gestisce in pochi minuti. Ma l’efficienza non è il fine: è il tempo che abbiamo recuperato, tempo che restituiamo ai nostri clienti e ai dettagli che ci definiscono

Emanuele Bandecchi
Direttore commerciale, Nava Press

L’identità: convertire un’idea in un oggetto di lusso

Da 100 anni, NAVA Press trasforma le idee dei brand in packaging in carta su misura. I suoi clienti, nei settori della moda e del lusso, si aspettano soluzioni personalizzate, anche per produzioni su larga scala.

Cosa significa essere oggi un’eccellenza artigianale italiana nel mondo del lusso?

«Significa saper interpretare i gusti e le abitudini di una clientela molto esigente e diversificata. Significa convertire un’idea astratta in un prodotto fisico, tangibile e finito, conoscendo e interpretando i canoni del mondo del lusso e della moda.»

È un lavoro sartoriale, anche quando le produzioni sono massive. E proprio qui nasce la sfida che ha portato NAVA Press a ripensare i propri processi.

Il packaging di lusso sta vivendo un boom. Come lo state vivendo?

«Significa doversi confrontare con un mercato globale e con una distribuzione sempre più internazionale. Questi brand hanno la necessità di ricevere, in tempi molto brevi e con qualità senza compromessi, materiali tra i più svariati. La sfida non era crescere semplicemente, ma crescere in maniera organica e non standard. I nostri clienti richiedono un’attenzione sartoriale anche su produzioni massive, e noi dobbiamo mantenere l’eccellenza qualitativa senza impatto sul lavoro di tutti i giorni.»

Il problema: quando il back-office ingessa l’azienda

Gli ordini arrivavano via email e venivano inseriti manualmente nel sistema, con tempi di lavorazione di 30 minuti ciascuno. Le richieste urgenti finivano nella stessa casella di posta di quelle ordinarie e assumere altro personale non era economicamente sostenibile.

Qual era il vero collo di bottiglia?

«Il back-office commerciale è un’attività che non piace a tutti, ma è fondamentale. Va fatta. Il problema è che le nostre persone non possono dedicarci troppe ore della giornata: devono preoccuparsi della vera relazione con il cliente.»

Nel concreto, ogni conferma d’ordine arrivava da una fonte esterna e doveva essere copiata a mano e inserita nei sistemi per far partire la produzione.

«Gestita manualmente, questa attività rischia di ingessare l’azienda, rallentare i tempi di produzione e creare inefficienze, perché nel trasferimento dell’informazione si può perdere qualche dato sensibile.»

A questo si aggiungeva il sovraccarico della posta in entrata. «La mail potrebbe essere assimilata a un silos. I nostri dipendenti sono bombardati di richieste dai clienti, e tutto arriva tramite la mail: ordini e altre richieste, senza una gerarchia di priorità. Questo rischia di generare una mancanza di reattività proprio sulle risposte che andrebbero date più velocemente.»

E non si poteva semplicemente assumere più persone?

«Per noi la crescita deve essere legata al business, ma non possiamo aumentare lo staff interno per gestire operazioni a basso valore aggiunto come l’inserimento degli ordini. Non è concepibile, ed è antieconomico. E poi, in un contesto creativo come il nostro, le attività ripetitive e noiose non soddisfano le aspettative di chi sceglie di lavorare in NAVA Press per arricchire il proprio bagaglio professionale. Parlo di un approccio sostenibile al business, con persone realmente coinvolte negli obiettivi dell’azienda.»

La soluzione: Volta come liaison tra le due anime

Ora ogni ordine richiede solo 2 minuti, anziché 30. Le richieste vengono smistate in tempo reale tra gli uffici in Europa, negli Stati Uniti e in Cina.

Come si è inserita Volta in tutto questo?

«Volta si occupa proprio di quel pezzo. Lavora sulle mail in entrata, le categorizza e le prioritizza utilizzando un sistema di intelligenza artificiale. Interpreta il contenuto della mail, che in alcuni casi contiene un allegato che l’operatore avrebbe dovuto leggere e ricopiare meccanicamente nel nostro sistema. Questo processo lo fa Volta, e l’operatore se lo trova già precompilato: deve solo verificarlo e mandarlo avanti.»

Il vantaggio, spiega Emanuele, è doppio.

«Non solo si libera tempo, che la persona può dedicare ad attività a più alto valore aggiunto. Ma cambia anche il modo in cui l’ordine viene concepito. Prima il focus era sull’operazione meccanica, sulla trascrizione. Oggi il focus è sull’ordine, su quello che deve diventare, con un’impostazione già più attenta a quella che sarà la produzione finale.»

Da 30 minuti a 2 minuti per ordine. Ma il dato che conta di più, per NAVA, è cosa succede in quel tempo recuperato: torna sulla relazione con il cliente, sul progetto, sulla qualità.

Il risultato: efficienza che scala con il business

NAVA Press cercava un partner capace di offrire un approccio su misura, proprio come il suo lavoro. Volta ha compreso fin da subito le sue esigenze e ha implementato la soluzione in tempi rapidi.

Che impatto ha avuto sulla vostra dimensione internazionale?

«NAVA Press è un esempio di azienda italiana che riesce a coniugare artigianalità e innovazione tecnologica spinta. Abbiamo impianti di ultima generazione operati secondo canoni di forte artigianalità, su progetti tailor made. Volta si inserisce perfettamente come liaison tra queste due anime.»

«Oggi abbiamo uffici a Parigi, Ginevra, New York, Shanghai, Los Angeles. Lavoriamo su progetti corporate per grandi maison che hanno bisogno di un interlocutore capace di dialogare con loro su scala internazionale, senza fuso orario, senza limiti geografici. Volta ci aiuta con una categorizzazione in tempo reale delle richieste in entrata, e questo ci permette di mantenere il livello di servizio di qualità richiesto dai nostri clienti.»

La partnership: un approccio sartoriale, da entrambe le parti

Per Emanuele, l’artigianalità e i processi aziendali sono due ambiti distinti. Rendere i processi più snelli non significa compromettere la qualità del lavoro artigianale: al contrario, porta benefici ai clienti, ai responsabili e a tutto il team.

Che tipo di partner avete trovato in Volta?

«Abbiamo trovato un partner affidabile e professionale, che ha capito le nostre esigenze dal principio e ci ha permesso di mettere in piedi questa soluzione in tempi molto rapidi, grazie a un team di esperti consolidati. Come noi gestiamo i progetti in maniera sartoriale, anche Volta ci ha accompagnato in maniera sartoriale nello sviluppo, nell’ottica di una crescita reciproca delle due aziende.»

Il messaggio: non avere paura di innovare i processi

Cosa direbbe a un’azienda che teme che innovare significhi snaturarsi?

«Sono due cose distinte. Da una parte c’è ciò che rende uniche le aziende, la loro competenza. Dall’altra ci sono i processi aziendali. Se esistono soluzioni che rendono questi processi più snelli, efficienti e veloci, i benefici sono per tutti: clienti, azienda, management e le persone che ci lavorano.»

«Credo sia importante, oggi più che mai, che esistano gli strumenti per lavorare sull’innovazione di processo. Volta è una soluzione che va in questa direzione: permette di realizzare velocemente una vera rivoluzione nella gestione degli ordini B2B.»